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欠席メールはこう書こう!授業欠席メールの書き方を徹底解説!

      2017/03/22

欠席メールはこう書こう!授業欠席メールの書き方を徹底解説!

大学の授業を欠席する場合、先生にメールを送った方がいいと言うけど、いざその時になるとどんな内容にしたらよいのか、悩んでしまいますよね。

件名は必ず必要なの?本文に必ず書かなくてはいけないことは?

学生必見!授業欠席のメールの書き方について詳しく教えます!

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授業を欠席してしまった・・・授業後にメールしても問題ない?

体調が悪くなって、大学の授業を欠席してしまった場合、先生へは授業後でもメールすべきなかどうか悩んでしまいますよね。

そういう場合は、授業が終わった時間を見計らって、まずはメールしましょう。内容は「体調不良のため遺憾ながら授業を欠席してしまいました。後ほど参上のうえ謝罪いたしますが、取り急ぎ連絡まで。」こんな感じにしましょう。もしそれでも怒られてしまったら、次回から同じようなことが起こった場合はどうするべきかを先生に聞いておきましょう。

今回は授業後になってしまいましたが、授業が始まる前であれば「欠席連絡」というタイトルでメールする方法もあります。内容は欠席する日時と理由をわかりやすく書きましょう。教授によって違うかもしれませんが、公欠扱いになる場合(例えばインフルエンザなど)以外は、学生が出席しようと欠席しようとあまり気にしていないのが現実です。

もし欠席した場合は、友達に授業内容を聞いておいた方がいいでしょう。

授業の欠席メールを書く時に注意するポイントを教えます!

授業を欠席するメールを送る時に注意すべきポイントについて説明します。

まずメール本文の冒頭に宛名(先生の名前)、そして終わりには自分の名前を必ず書きましょう。そして件名も必す入れます。メールを書く時、宛名、署名、件名は必須項目です。一つでも欠けてしまうと、メールを受けとる側にも失礼です。

授業を欠席する内容のメールだと、大学の名前や季節の挨拶は省略してもOKです。シンプルな内容で良いと思います(研究室によっては違いがあるかもしれません。事前に先輩に聞いておくのがベストでしょう)。

内容については、重要なことが必ず伝わるよう書くことが大切です。授業を欠席するのかしないのか、どっちなのか最終的に何が言いたいのかわからないような内容にならないようにしましょう。先生も困るだけです。内容は完結に、そしてわかりやすく書くように心がけましょう。

授業の欠席メールを送る時には件名と内容の書き方を工夫しよう!

授業の欠席メールの内容についてもう少し詳しく説明します。

まず「件名の付け方」についてです。件名は必ず入れなくてはいけません。件名を入れないと、迷惑メールだと勘違いされることもあります。

件名をつける時には「内容が簡潔にわかるようにする」「長文にしない(これも迷惑メールに間違われます)」「文章にしない(体言止めにする)」「名前だけではなく、内容を入れる」「必要であれば【重要】などの言葉を使う」この5つがコツです。

さて件名をつけたら本文に入ります。本文はわかりやすくするのが大切です。それじゃないと相手にうまくつたえることができません。

そのためのポイントは「1つのメールにつき、1件の用事とする」「読み手の立場を考える」「具体的に、肯定文で書く(否定文は避ける)」「読み手の立場を考える」ことなどがあります。

もしわからない場合はネットでビジネス文書形式を検索してみましょう。それを参考にして書くのも一つの方法です。

こう書けば大丈夫!授業の欠席メールの例文をご紹介します!

授業の欠席メールを書く場合、具体的にはどんな内容にすれば良いのでしょうか?

もし病欠で欠席する場合はこんな内容にしましょう。

件名 「本日の2限のゼミ欠席連絡(3年●●)」

☓☓先生

いつもお世話になっております。

ゼミの3年の●●です。

本日のゼミについてなのですが、39度の熱があり、病院に行こうと考えているので休ませていただきます、もしインフルエンザだった場合は再度ご連絡します。

課題のレポートは来週のゼミの時の提出でも問題ないでしょうか?

お手数をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願い申し上げます。

△△学部△△学科3年 学籍番号*****
●●(あなたの氏名)
メールアドレス : ++++++++++@—–

就活などの理由で欠席する場合についてはこんな内容にしましょう。

件名 「来週水曜2限の上級英語Bの授業欠席連絡(4年●●)」

☓☓先生

お世話になっております。

△△学部△△学科4年の●●と申します。

来週水曜4限の上級英語Bについてですが、就職活動のため欠席させていただきます。

申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

△△学部△△学科4年 学籍番号*****
●●(あなたの氏名)
メールアドレス : ++++++++++@—–

先ほども言いましたが、件名は長文にならないように、そして文章にしないように心がけましょう。本文も簡潔にわかりやすく書きましょう。

あなたは大丈夫?大学の先生はこんなメールに迷惑してます!

以前大学の教授にどんなメールの内容がわかりやすくて良いのか、聞いたことがありました。その時に紹介してくれたメールの内容を少しだけお見せします。

メールの書き方の悪い例をまずご紹介します。

件名: (無題)

差出人: *****@*****.com

本文:

レポート提出の締め切りっていつですか!?

わかりません(泣 >_<;;)♡♡

まず件名。無題になっているので、どんな内容なのかもわかりませんよね。そして学生の名前もないので、どこの誰かもわかりません。そしてなんの授業なのかも・・・こんなメールがきたら、先生だって答える気持ちになれないでしょう。

次は良い例をご紹介します。

件名: 今熊野大学遊興論の参照文献について

差出人: ●● ☓☓(フルネームで記載されています)

本文:

こんにちは。
今熊野大学での遊興倫理学を受講している現代遊興学部2回生の●● ☓☓(学籍番号00-000000)です。

本日の講義で現代遊興論の重要文献として遊野好太郎の文献を参照しておられましたが、レジュメの文献リストに記載されていないようでした。

CiNii等のデータベースで検索したのですが、見つけることができませんでした。

もし可能でしたら文献データをいただけないでしょうか?

よろしくお願いいたします。

親しい教授にはここまでかしこまる必要はないかもしれませんが、好感は持てますよね。

本文冒頭の「こんにちは」のような挨拶は不要かもしれないけど、メールでも挨拶はあった方が良いと考える人もまだまだいるので、これはこれで良いのでは?

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